De jaarrekening van een VvE: eisen, termijnen en opbouw

De wettelijke basis

Een VvE is een bijzondere vereniging. Daardoor gelden zowel Boek 5 als Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 2:10 BW verplicht het bestuur jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten te maken en op papier te stellen.

Artikel 2:48 BW herhaalt dat: het bestuur legt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. De vergadering kan die termijn verlengen.

Artikel 5:126 BW voegt daar de verplichting aan toe om een reservefonds in stand te houden voor andere dan de gewone jaarlijkse kosten.

Let op: de splitsingsakte kan een kortere termijn voorschrijven dan zes maanden. In dat geval geldt de kortere termijn.

De wet spreekt overigens niet over de jaarrekening maar over de balans plus staat van baten en lasten met een toelichting. Dat is hetzelfde.

Waarom de termijn er echt toe doet

Er wordt in de praktijk laconiek over gedaan, maar sinds de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen is dit scherper geworden.

Artikel 2:9 BW bepaalt dat elke bestuurder zijn taak behoorlijk moet vervullen. Voldoet het bestuur niet aan de verplichtingen uit artikel 2:10, dus een deugdelijke administratie en een tijdige jaarrekening, dan is dat een aanwijzing voor onbehoorlijke taakvervulling.

Een bestuur dat drie jaar geen jaarrekening produceert, is dus niet alleen slordig. Het loopt een aansprakelijkheidsrisico.

Wat er in moet

1. De balans. De stand van bezittingen en schulden op de laatste dag van het boekjaar.

Aan de bezittingenkant staan doorgaans:

• Het saldo op de betaalrekening
• Het saldo op de spaarrekening van het reservefonds
• Nog te ontvangen bijdragen van leden, oftewel de debiteuren
• Vooruitbetaalde kosten

Aan de kant van schulden en vermogen staan:

• Het reservefonds
• Nog te betalen kosten, zoals facturen die na de jaarwisseling binnenkwamen maar op het oude jaar zien
• Vooruitontvangen bijdragen
• Het exploitatieresultaat van het boekjaar

2. De staat van baten en lasten. Wat er in het jaar binnenkwam en wat eruit ging. Ook wel exploitatierekening genoemd.

Aan de batenkant: de ledenbijdragen, rente op de spaarrekening en eventuele boetes.

Aan de lastenkant, uitgesplitst: verzekeringspremies, gemeentelijke lasten, klein onderhoud, schoonmaak, elektra van de gemeenschappelijke ruimten, beheerkosten, administratiekosten, bankkosten en de dotatie aan het reservefonds.

3. De toelichting. Dit onderdeel wordt het vaakst overgeslagen en is het belangrijkste voor de leden. Erin hoort:

• Waar elke post uit bestaat
• Het verloop van het reservefonds: beginstand, dotatie, onttrekkingen, eindstand
• Een vergelijking met de begroting, met uitleg bij grote afwijkingen
• Een specificatie van openstaande bijdragen per lid
• De grondslagen waarop je waardeert

4. De handtekeningen. Elk bestuurslid ondertekent, niet alleen de penningmeester. Dat is een harde wettelijke eis waaraan verrassend weinig verenigingen voldoen. De wetgever wil daarmee benadrukken dat de jaarrekening een verantwoordelijkheid is van het hele bestuur.

Rekenvoorbeeld

Een vereniging van zestien appartementen. Begroting € 38.400 per jaar, oftewel € 200 per appartement per maand, waarvan € 65 naar het reservefonds gaat.

Staat van baten en lasten

Verloop reservefonds

Wat de toelichting hier moet zeggen. Het klein onderhoud is € 1.815 hoger uitgevallen dan begroot, door twee lekkages in het voorjaar. De elektrakosten liggen € 390 boven begroting. Het positieve exploitatieresultaat van € 5.360 wordt volgens het reglement toegevoegd aan het reservefonds, of verrekend met de leden naar breukdeel. Wat er gebeurt, staat in het reglement en wordt door de vergadering vastgesteld.

Deze opzet, met begroot naast werkelijk, is wat een lid nodig heeft om te begrijpen wat er is gebeurd. Een kolom met alleen werkelijke cijfers vertelt niets.

Wat er in de praktijk misgaat

De termijn wordt niet gehaald. Verreweg het meest voorkomende. En sinds de WBTR raakt dat aan de behoorlijke taakvervulling van het bestuur.

Alleen de penningmeester tekent. Een harde wettelijke eis waaraan bijna niemand voldoet. Laat alle bestuursleden tekenen.

Het reservefonds staat niet herkenbaar apart. Vermengd met de exploitatiemiddelen kun je niet aantonen dat je aan de wettelijke reserveringsplicht voldoet.

De achterstanden ontbreken. Openstaande bijdragen per lid horen in de toelichting. Een vereniging die niet weet wie er achterloopt, gaat dat merken bij de eerstvolgende grote uitgave.

Er is geen aansluiting met de bankafschriften. De balans hoort te sluiten op de werkelijke saldi per 31 december. Als dat niet klopt, klopt er iets fundamenteels niet.

De begroting ontbreekt in de vergelijking. Zonder de begroting ernaast kan een lid geen oordeel vormen.

Het resultaat wordt niet verdeeld volgens het reglement. Een positief of negatief exploitatieresultaat hoort verwerkt te worden zoals het reglement voorschrijft, meestal naar breukdeel.

Er wordt gedacht dat de jaarrekening bij de KvK moet. Dat hoeft niet. VvE's zijn sinds 1 juli 2018 verplicht ingeschreven in het Handelsregister, maar de deponeringsplicht uit Boek 2 geldt voor rechtspersonen waar een VvE niet onder valt. De jaarrekening wordt vastgesteld op de vergadering en bewaard in de administratie van de vereniging.

Wat dit voor jou betekent

Ben je penningmeester? Werk het hele jaar door bij in plaats van in mei te beginnen. De jaarrekening is de optelsom van twaalf maanden correct boeken, niet een klus op zich.

Ben je bestuurslid maar niet penningmeester? Je tekent mee en je bent medeverantwoordelijk. Lees de stukken en stel vragen voordat je je handtekening zet.

Ben je beheerder? Je stelt de stukken vaak op namens het bestuur, maar het bestuur blijft verantwoordelijk voor het halen van de termijnen. Plan de jaarrekeningen van je hele portefeuille in het eerste kwartaal, niet in juni.

Loopt je vereniging jaren achter? Begin bij het laatste jaar waarvan de cijfers nog te reconstrueren zijn en werk vooruit. Laat de eerste opzet één keer door een deskundige maken, daarna kun je het patroon zelf volhouden.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Artikel 2:9, 2:10 en 2:48 Burgerlijk Wetboek, via wetten.overheid.nl
• Artikel 5:126 Burgerlijk Wetboek
• Wet bestuur en toezicht rechtspersonen
• Modelreglementen bij splitsing in appartementsrechten

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies. Laat je situatie beoordelen door een adviseur.