Een huurcontract hoort bij een eenheid. Een polis bij een pand. Een jaarrekening bij een vereniging. In een gedeelde schijf staat dat verband nergens vast en moet je het elke keer zelf reconstrueren. Hier zit het er ingebouwd.
In elke beheerorganisatie staat de map met documenten ergens. Het probleem is dat niemand zeker weet of de versie die je opent de laatste is, of het getekende exemplaar erbij zit en of de huurder die je hem stuurt daarmee ook het dossier van de buren meekrijgt.
Dat is geen ordeningsprobleem. Dat is een risico.
Elk document hangt aan een object, een eenheid, een contract, een huurder of een vereniging. Open je een eenheid, dan zie je het huurcontract, de opleverstaat, de correspondentie en de facturen die daarbij horen.
Een huurder ziet zijn eigen contract en zijn eigen documenten. Een eigenaar ziet zijn objecten. Een VvE-lid ziet de stukken van de vereniging. Je collega's zien wat bij hun rol hoort. Niemand ziet per ongeluk meer.
Een document delen doe je vanuit het dossier, niet vanuit een mail met een bijlage die daarna een eigen leven leidt.
Contracten, polissen, opleverstaten, rapporten, jaarstukken, vergunningen. Je legt vast welke categorieën je gebruikt en waar ze bij horen.
Documenten worden opgeslagen binnen de Europese Unie en verwerkt volgens de AVG, met een verwerkersovereenkomst. Gegevens worden versleuteld, zowel tijdens transport als bij opslag, en elk account is verplicht beveiligd met tweestapsverificatie.
Elke organisatie werkt in een strikt gescheiden omgeving, zodat gegevens van verschillende opdrachtgevers nooit door elkaar lopen. Daarnaast worden er dagelijks back-ups gemaakt.
Lees meer over veiligheid en privacyAlle modules zitten in elk abonnement. Je betaalt niet per module en niet per gebruiker.
Probeer BRIPE 14 dagen gratis en zet je hele portefeuille in één omgeving. Of bekijk eerst wat het bij jouw portefeuille gaat kosten.